Pieczątka firmowa w świetle przepisów prawnych
Pieczęć w firmy na terenie Polski nie jest wymagana przez prawo, ale przyda się przedsiębiorcom podczas współpracy z dostawcami i klientami. Pieczęć firmy to zazwyczaj ważne źródło informacji, które pozwala zidentyfikować firmę i nie tracić czasu na uzupełnienia podstawowych danych o firmie podczas wypełniania dokumentów czy umów.
Jak powinna wyglądać pieczątka
Jednocześnie pieczęć jest używana i może być wymagana przy rejestracji rachunku bankowego, sporządzaniu dokumentów do ZUS, na zeznaniach podatkowych oraz ogólnie na wszystkich pismach handlowych i dokumentach firmowych. Jakie więc informacje powinny znaleźć się na pieczęci firmy i dlaczego? To, jakie dane powinny znaleźć się na pieczęci, określają warunki jej używania, np. informacje o firmie, które powinny znajdować się w pismach i umowach handlowych, a także podczas kontaktów z agencjami rządowymi. W przypadku Sp. z o.o. na pieczęci firmowej można umieścić pełną nazwę firmy. Niemniej jednak dla wygody co do zasady każdy używa w tej sytuacji skróconej nazwy, jeśli została wskazana podczas rejestracji spółki w Polsce. W przypadku przedsiębiorcy prywatnego wskazane jest przede wszystkim imię i nazwisko przedsiębiorcy. Jeżeli we wniosku rejestracyjnym CEIDG-1 przedsiębiorca oprócz imienia i nazwiska podał dodatkową nazwę, możesz to również wskazać w nazwie firmy.
Pieczęć firmowa - dlaczego trzeba podać NIP?
Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej (art. 16) określa, że w obrocie prawnym i gospodarczym przedsiębiorca musi posługiwać się numerem identyfikacyjnym podatnika - NIP. Dlatego wszelkie pisma lub oświadczenia inne niż nazwa firmy muszą zawierać numer NIP. Dane dotyczące siedziby firmy muszą odpowiadać adresowi wskazanemu we wniosku o rejestrację działalności. W przypadku przedsiębiorcy prywatnego, jeżeli adres siedziby nie został wskazany przy rejestracji, należy wpisać miejsce zamieszkania przedsiębiorcy. Od kilku lat nie ma obowiązku wpisywania numeru REGON na pieczęci. Obowiązek ten został wcześniej nałożony przez ustawę. Jednak po nowelizacji ustawy przepisy te zniknęły.
Pieczęć firmowa i dodatkowe informacje
Dodatkowe informacje mogą być podane na pieczęci. Najczęściej są to następujące dane:
• numer telefonu;
• adres e-mail;
• adres strony internetowej.
Jako dodatkowy element służą przede wszystkim jako informacje reklamowe lub kontaktowe. W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością często publikowana jest również informacja o kapitale zakładowym czy numer KRS. Obecność takiej informacji wynika wprost z przepisów Kodeksu spółek handlowych (art. 206), który stanowi, że pisma i nakazy handlowe muszą zawierać, oprócz podstawowych informacji, również informacje o kapitale zakładowym i numerze w rejestrze sądowym. W praktyce zamiast umieszczania dodatkowych danych na pieczęci firmowej stosuje się tzw. firmowy nagłówek, na którym wszystkie te dane są wskazane w przypisie.
Dokumenty
Wiele dokumentów zostało tak zaprojektowanych, że mają miejsce na pieczątkę. Są to na przykład deklaracje podatkowe dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych, deklaracje podatkowe dla podatku akcyzowego, deklaracje na podatek od środków transportu, a także wnioski kierowane do GUS-u, wnioski skierowane do organów Inspekcji Sanitarnej. Istnieje też pewna liczba zawodów, w których posiadanie pieczątki jest nadal wymagane. To lekarze weterynarii, instruktorzy oraz wykładowcy nauki jazdy, a także diagnostycy laboratoryjni i pielęgniarki/położne i inne. W takim przypadku należy zaopatrzyć się w odpowiednią pieczątkę, która powinna spełniać wymogi prawne.
